收文管理

收文管理主要处理来自上级或其它单位的一些文件，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、归档等系列工作。这些工作都可以在系统中处理，替代公司原来的纸质流转，减少纸张使用以及保管场所等行政费用的支出。各个环节的经办人员不需见面，可以并行独立处理相关的业务，并让公文自动流转到下一个环节。系统管理代替人工流转，大大节省了人力，也节约了经办人员的时间成本。

流程图示例：

图：收文流程图

以下，本文将以本流程图为例，介绍收文管理中的各项功能。

登记

来文签收后，首先要在系统中按要求登记收文单。

收文单可以事先定义成规范的样式，您可以根据现有纸质公文的样式，来确定收文单的纸张尺寸、标题、栏目、格式、套印颜色等。当您准备拟文时，在电脑上打开的是和您熟悉的纸质文件完全一样的收文单。

如果来文方已应用了华炎HotOA公文管理系统的发文管理模块，那么他在发文时将发文单转换成符合本单位格式要求的收文单，来文单位、编号、标题等重要信息也已录入完毕，省却了收文单填写的环节，您可以直接进入审核与拟办的环节。

如果来文方没有相应的自动收文管理模块，那么您需要在系统上填写收文单，登记来文属性以及其他相关的信息。系统输入的过程和书面填写过程完全一致。已签收的纸质文件可以连续扫描录入，转换成PDF格式，以附件的形式和本收文单一起保存。

填写收文单时，收文日期自动生成；缓急程度、保密程度、文件分类等都可以在下拉框中选择相应的内容，避免栏目填写错误。根据缓急程度的不同，文件还可以显示成不同的颜色。根据不同的缓急程度和保密程度，结合事先定义好的流程，文件将自动流向不同的环节，或受到特定的条件约束。例如，特急件有明确的办理时限，要保证特急特办，紧急的公文能够被优先处理；保密程度一般的文件和绝密的文件也要按照批阅资格，提交给不同的对象，保证只有对的人才能看到对的文件。

图：收文登记

拟办与批阅

收文单登记完毕后，进入拟办与批阅的环节。拟办是初步的处理建议，批阅则是最终的决定。

通常，收文单首先报送办公室主任审核并拟办。办公室主任浏览文件后在办公室意见一栏中批入拟办意见，提出自己对该任务如何处理的想法，并交给文书处理。

如果来文不符合规范要求，或对来文内容有疑议，经办公室主任批准后，可以将来文退回呈报单位并说明理由。如果该文件需要两个以上部门承办的，办公室主任应当在拟办意见中明确指出主办的部门。

文书根据主任的拟办意见，选择文件处理的下一个环节，可以送领导批阅、或直接送交相关的部门去办理。

领导收到公文后，在批示栏中填写自己的意见，并最终决定该文件交由哪些部门办理、以及主办与协办的关系。

从办公室主任拟办到领导批阅的每一个阶段，经办人都可以快速签批(即，只在画面上点选同意或不同意即可)、也可以添加自己的批示意见。签批者的身份以及签批时间都随着签批意见一起填好。此外，系统还提供电子签名、手写板签名的功能。您可以为您的电子签名或电子图章单独设置密码，以保证只有您才可以使用这个签名。签名后收文单上也会自动添加签名时间，以保证电子签名的使用安全正确。

承办

如果某文件需要由多个部门共同办理，则必须明确哪个部门是主办，哪个部门是协办。文书将文件同时发送给主办与协办的部门。

主办部门和协办部门根据文件的情况和领导的指示协同办理，并分别把各自办理的结果写入意见栏中。如果办理结果内容较多，可以另外编写文件，然后以附件的形式添加在收文单中。主/协办部门提交完办理结果后，本环节完成，文件自动流转回文书处理。

传阅

在文件流转的过程中，不论哪一个环节都可以使用传阅的功能，让更多的相关人员得到信息共享。您可以指定只传给某个特定对象，也能够传给一个组群的人。

传阅对象受到人员资格的严格限制。如绝密文件不能够传给基层人员。

传阅没有次数的限制，但每一次传阅都会被系统记录在历史步骤中。管理员和有权限的人员可以随时查看文件被传阅的情况。

归档

文件办理结束后动存入档案系统中，收文单原件、附件、以及相关批阅记录、办理记录等资料都自动保存。与传统管理时人工分类保存的方式相比，这减轻了工作人员的负担，加快了归档保存的速度。管理员或者有权限的人员可以随时调阅资料，每次调阅时，可以立刻查看与本收文单相关的所有文件。没有查看权限的人员可以提出申请，由管理员审批通过后，临时获得相应的权限，查看资料。

查询

文件未归档前，所有该文件的经办人员都可以在系统上查询到处于流转状态中的文件，了解相关的处理过程和处理意见。归档后，文件处理的工作流结束，受归档管理的权限限制，只有管理员和有权限的人员才能够查询得到。

您既可以根据文件编号、标题、提交日期等查询条件查找文件，也可以全文检索的方式进行查找。如果选择全文检索，那么您只需正确地输入该文件中的部分字、词，也可以方便地查找到这份文件，提高文件查询的效率。

文件经办人可通过工作流查询功能，可以查阅未归档的收文。

统计

收文系统还提供对所有收文的统计功能。让您对所有收文的处理状态与进度有一个整体的把握。

统计功能支持您以不同的角度查看数据。您可以根据本单位的需要，预先定义统计报告中要看到的信息，例如：来文编号、标题、来文单位、承办部门、收文日期、缓急程度、保密程度、收文日期等等,系统就会根据这些已定义好的条件进行统计。如果将时间作为统计条件，那么您能得到按月、季度、年统计的结果；如果将文件处理状态作为统计条件，那么您能看到已办文件和代办文件的件数，以确定发生或即将发生延迟的环节，采取相应的措施。

图：收文统计