发文管理

发文管理是公文管理中最重要的部分，这个阶段包括拟稿、审核、签发、校对、 打印、分发、归档等一系列衔接有序的工作。这些工作都可以在系统中处理，替代公司原来的纸质流转，减少纸张使用以及保管场所等行政费用的支出。

各个环节的经办人员不需见面，可以并行独立处理相关的业务，并让公文自动流转到下一个环节。最终用户也只需连接上网，就能实时了解到单位最新发布的重要决策。系统管理代替人工流转，大大节省了人力，也节约了经办人员的时间成本。

流程图示例：

图：发文流程图

拟稿

拟稿环节包括填写发文单和编写正文。

填写发文单

您可以根据现有纸质公文的样式，事先定义好发文单，包括纸张的尺寸、标题、栏目、格式、套印颜色等，保证文件的规范性。当您准备拟文时，在电脑上打开的是和您熟悉的纸质文件完全一样的发文单。电子拟稿的过程和书面填写过程完全一致，您只需在相应的板块中输入信息，就可以完成发文单的填写。然后，为发文单添加相应的正文或附件，这些文件和发文单始终结合，不会在流转过程中丢失。

图：填写发文单

编写正文

拟稿的同时，还需要添加相应的正文。您可以根据不同的发文类型(如：命令、决议、制度等)，在系统中预先设定好正文的模板。编写正文时，直接把文件内容粘贴在模板上即可，免去每一次都要修改格式的繁琐。

     正文内容一旦有修改，系统会自动保留修改前的版本，作为历史记录。

     至此，拟稿环节自动完成。

图：发文正文模板

 

审核与签发

拟稿完成后，审核环节启动。审核环节可能包含多级单位的多个审核阶段，根据审核资格的不同，文件逐级向上递交，直到领导签发完成，审核环节自动完成。

通常，发文单首先报送给部门负责人审核。

在部门负责人审核阶段，部门负责人需要签署同意与否，或添加自己的批示意见。如果对发文稿不满意，部门负责人可以否决发文或者退回拟稿人修改。负责人也有权直接修改正文，每一次修改系统都会自动保留修改痕迹。

图：签收公文

文书处理，即办公室处理阶段。这个阶段的经办人员选择文件下一步的走向，可以报送办公室主任审核、部门会签或上一级领导审批。

如文件继续报送到办公室主任审核阶段，办公室主任也在相应的栏目中签署同意与否，或添加自己的批示意见，并根据文件的性质和重要程度，选择报送领导签发、或其他相关部门会签。

在相关部门会签阶段，同一份公文可以同时发送给多个部门。各部门经过开会商讨或独立研究后，在会签意见栏内填入各自的意见。所有相关部门的会签意见，是上级领导审批时的重要依据。会签过程中，发文单每有修改或增加新的内容，系统都会保留修改的痕迹以及修改人的修改时间、姓名等信息，同时自动生成一个新版本的文件，以供备查。

最后，进入领导签发阶段。领导收到公文后可以浏览各级单位和部门的意见，也可以直接打开正文，确认其内容。然后，领导在相应的领导意见栏中签署同意与否。

从部门负责人审核到领导签发的每一个阶段，经办人都可以快速签批(即，只在画面上点选同意或不同意即可)、也可以添加自己的批示意见。签批者的身份以及签批时间都随着签批意见一起填好。此外，系统还提供电子签名、手写板签名的功能。您可以为您的电子签名或电子图章单独设置密码，以保证只有您才可以使用这个签名。签名后发文单上也会自动添加签名时间，以保证电子签名的使用安全正确。

校对

公文对外发布前的最后环节是校对。本环节包括文件的排版、编号、打印样稿、以及文字内容的校对确认。

您可以在系统上预先定义编号体系，自动编号，以避免人工编订时的失误。正文的排版格式，如插入红头等也可以预先定义，以保证文件规范统一，符合公文管理制度的要求。

排版后的文稿可以先试印，即打印出样稿，以纸质文件的形式交由相关责任人仔细地校对。

校对通常由拟稿部门执行。由于发文管理在文件每一次的修改过程中都留下了历史记录，所以此时，校对人可以方便地随时调阅文件审批过程中的任何一个版本，对内容的修改经过以及正确与否做对比确认。

校对完成、确认无误后，您可以对文件加盖电子印章，表示该文件已正式完稿。。可以根据不同的文件类型，加盖相应的电子印章。文件加盖了电子印章后，不可以再任意修改。一旦修改，文件上原来的电子印章会自动被打叉，表示作废。这种处理既要求经办人员在盖章前一定要像对待纸质文件一样地慎重，也防止其他人员对文件做任何改动，保证了文件的可靠性和安全性。

分发

拟稿人将正式文件分发给各相关单位或部门。本环节可以与华炎公文管理系统的收文管理模块衔接。如果收文方已应用了收文管理模块，此时您可以直接点击“转收文单”的按钮，自动将发文单包括相应的正文和附件转成收文单发送给对方。收文方也在系统上自动接收电子文档，点击后打开看到的是已经自动从发文单获取了发文编号、单位、标题等重要信息的收文单。

这种收发文直接转换、发文流程与收文流程对接的模式具有流畅快捷的特点，特别适合集团公司、大型机关等的内部文件处理。如：总公司把公文发送给分布在各地的不同子公司；上级机关把公文发送给各地的下属机关等。

如果对方没有相应的自动收文管理模块，那么您可以将发文单以及相关的正文、附件打印成纸质文件，人工传递给收文对象。

如下图：发文转收文事例。

图示4

发文转收文表单样式如下：

图：电子公文自动分发示意图

归档

文件分发完毕后，发文单、正文、附件以及相关批阅记录等资料自动存入档案系统中保存。与传统管理时人工分类保存的方式相比，这减轻了工作人员的负担，加快了归档保存的速度。

管理员或者有权限的人员可以随时调阅资料，每次调阅时，可以立刻查看与本发文单相关的所有文件。没有查看权限的人员可以提出申请，由管理员审批通过后，临时获得相应的权限，查看资料。

 

查询

鉴于公文的保密性，具有部门权限的用户只能查询到发放到本部门的公文，具有领导权限或者模块管理员权限的用户可以查询到公司发布的所有公文。申请部门权限，经本部门负责人同意后，向公文模块管理员申请；申请领导权限，须得到党委办公室、总经理办公室负责人同意后，方能由公文模块管理员开放领导权限。

统计

发文系统还提供对所有发文的统计功能。让您对所有发文的处理状态与进度有一个整体的把握。

统计功能支持您以不同的角度查看数据。您可以根据本单位的需要，预先定义统计报告中要看到的信息，例如：文件编号、标题、拟稿人、拟稿单位、缓急程度、保密程度、提交日期等等,系统就会根据这些已定义好的条件进行统计。如果将时间作为统计条件，那么您能得到按月、季度、年统计的结果；如果将文件处理状态作为统计条件，那么您能看到已办文件和代办文件的件数，以确定发生或即将发生延迟的环节，采取相应的措施。

 

图：办文统计表

废止

具有模块管理员权限的用户才能进行公文废止的操作，被废止的公文只有模块管理员才能查询与浏览。公文废止后，系统会自动记录废止操作的相关信息，并在模块管理员查询的文件列表中显示相应信息。