上海液化石油气有限公司

 

项目背景

 

上海液化石油气经营有限公司现属于燃气集团九家单位之一。公司拥有资产6.5亿人民币、员工1100名， 是集液化气储存、灌装、运输和销售服务于一体的复合型企业。 96年1月正式成为"世界液化气协会(WLPGA)会员 ， 1998年12月通过ISO9002国际质量标准体系认证。　全公司经营管理机构设置八部二室及储配分公司、特种物流公司、 连锁总部，辖有市区、郊县、 海岛100余个液化气供应站，为76万户民用客户和工业、 营业、事业、 团体单位客户提供服务供应。


随着企业的快速发展，公司规模大、人员多、经营品种多、分布区域广泛，公司领导决定从提高办公效率、加强工作协同性，经多方考察，决定选用一套适合自己的OA系统。

 

系统构架

 

根据上海液化石油气经营公司人员多、经营品种多、分布区域广泛等特点设计主要基于公文管理、公告通知、电子邮件、文档管理、短消息等以办公为核心，以协同沟通为辅助手段的整体运作模式，可直接与集团OA系统互联。实施HotOA软件平台后，与集团OA互联，集团领导的决策速度、各个事项的审批时效、管理资料的完整性、员工的工作激情，以及机制的透明性，都有了明显改观。考虑到公司员工经常外出，为了方便出行，特地加上天气预报功能。

 

特色亮点

  • 图形化的流程设计界面，以及基于摸板的流程复制功能。
  • 来文声音、手机短信、视觉（红色闪烁）提醒
  • 公文的催办、重定位、取回等特色功能保证公文流转的畅通。
  • 公告声音提醒，公告的信息回执。
  • 发文电子签章加强保密。
  • 发文模板直接调用。
  • 天气预报实时更新气象信息。

系统实施目标

  • 统一、规范的集中式管理通过对组织结构、信息结构和业务流程的设计和平台实现来达到企业的统一、规范的集中式管理目标。同时跨地域的分支机构的管理也得到很好的解决。
  • 协同运作、资源整合各部门、各人员，以及企业和外部资源之间可以共享信息、实现即时沟通和协同运作，大大提升运作效率，减少企业管理和运营的成本。
  • 灵活性、高度适应性系统架构设计的灵活性使其可动态调整以适应企业规模变化和组织业务重构，而无需投入大量人力、资金和时间进行复杂的二次开发。
  • 稳定性、安全性系统必须具备多种安全性方案以保证企业管理数据的安全性、保密性和连续性。

功能简介

 

1.部门发文


公司部门发文是为了协调公司各部门之间的行为，更好的组织公司生产、管理。流程由部门拟稿人拟稿，正文模板可以从系统中直接调用。拟稿完成之后交给部门经理审核，由部门经理送到分管领导处审签，审签完成之后交给办公室主任，办公室主任交给公司领导签发处理，最后由专人编写文号，打印后由拟稿人分发，整个流程分工明确，传递及时，真正起到了及时、高效、协同的作用。最后公文通过签章系统加盖公章，保证文件的法律效力，避免无效的文件的流转。


此流程是一个很有代表性的流程,具有很强的伸缩性。既高效又简洁，整个过程流通顺畅保证文件的及时发布，电子签章系统又保证的文件的权威性。

 

2.党委发文


党委发文是党委为了传达党的指示，更好的教育党员，搞好党的组织生活，维护和执行党的纪律，督促党员切实履行义务，保障党员的合法权利等行为而决定发出的文件。发文首先由拟稿人拟稿，拟稿完成之后交给党办主任核稿，党办主任根据发文的性质决定是否需要会签，会签完成之后由党办主任交给党委书记签发，对于一些不需要签发的文件党办主任可以直接交给文书来编写文号，编写文号之后系统自动提交给拟稿人，由拟稿人来打印、归档，并通过网络系统直接发到各个基层的单位党组织，实现无纸化传阅。

 

3.工会发文


工会发文是对工会组织兴办职工劳动福利活动的安排；对工会兴办职工劳动福利事业的指导、协调。发文由工会部门的文书填写发文稿，填写完成之后交给工会主席审核，审核不通过返回给文书修改发文稿，通过则交给董事长会签，会签完成之后文件回到工会主席处进行签发，签发完成之后由专人编号、打印、发往各个部门，形成一个具有执行效力的红头文件，最后统一归入公司的档案库。


4.总经理办公室发文


总经理办公室发文是公司为了统一管理、提升效率，或转发集团来文而做出的发文行为，作为公司日常行政管理的组织部门，总经理办公室是日常发文数量最多、审批最细的一个流程。首先由办公室的拟稿人拟稿，拟稿完成之后交给办公室主任审核，办公室主任根据文件需要分别交给分管领导审签、会签、公司领导签发。这些步骤结束以后办公室主任把文件传给专人来编写文号、打印，最后封发归档。在档案室可以直接查阅审批中的详细情况。

 

5.总经理办公室收文


总经理办公室收文是公司从外部接收到的各种文件进行规范处理的一个流程。首先是收件人填写收件单、粘贴传阅纸张，然后提交到办公室（多人多部门），办公室将文件送给各个部门领导来签字、批阅，批阅完成之后返还给办公室人员，由办公室人员交给编号人员编号，最后封存归入公司档案库，以备以后查阅。收文流程实现了来文处理流程化、自动化，文件存在公司档案库，可以随时根据需要进行查阅。

 

6.合同审批


合同是企业的生命线。合同审批功能使合同审批实时、高效，当领导和负责合同审批的人员出差在外的时候也能够及时的审阅合同，避免不必要的损失。该流程首先由拟稿人拟稿，拟稿完成之后传递给部门领导审核，最后传到综合管理部门，由综合管理部门将文件分别交给审计、财务部们审核，防止合同存在财务上的漏洞。分管领导、总经理、董事长等领导批阅意见后给相关部门查看该合同，最后返回给拟稿人，拟稿人查看完毕之后存档。

 

7.会议管理


会议管理可以动态的管理企业内部会议，会议发起部门申请会议之后经指定的会议管理员审批之后才可以加入到会议列表中。一周的会议详细信息在一张表中显示，并且可以查询任意一周的会议情况。

 

8.文档管理


各个部门有专用文档案卷，文档可以分级授权，授权类型。可以细分到具体人员。本部门的人员可以发布、修改，在全局搜索中可以直接搜索到文档，用户可以对文档进行批注、评分。

 

9.待办事宜


设定的工作到时自动弹出短消息框提醒，显示当天和近一周的待办事宜。让工作随心所欲，免去事物繁杂造成的待办工事宜遗忘。设定工作可以在每天的各个时段进行安排，一日可以安排多个工作，不同工作在设定时间用弹出的短消息框来提醒。

 

10.在线论坛


在线论坛是一个公司内部的论坛，用户可以在系统内自由发帖，创建新话题，做调查统计。

 

11.公告通知


公告通知可以及时发布，在首页未阅读的通知红色闪烁提示，可以防止错过通知而造成不必要的损失。通知可以按照日期、关键字、发布人等内容查找。

 

12.天气预报


今日天气状、温度在首页直接显示，气象内容实时更新，点击之后可以查看最近3天的气象情况。

 

 

实施效果评估


上海液化石油气经营有限公司于2007年开始实施华炎HotOA办公管理系统，极大的推动了公司的信息化建设，提高了办公效率。同时，公司OA与集团OA互联，集团的信息及时传递到公司，使集团、公司之间信息流畅，集团能够及时了解到各个公司的情况，公司的问题也能够及时反应到集团。原来集团的文件、信息需要专人来负责联系，实施OA后，可以通过邮件、短消息及时沟通，节省人力、物力，加强了时效性。集团和公司用户都觉得极大的提高了办公效率，对系统非常满意。上海液化石油气经营公司协同办公系统的顺利、高效实施离不开集团领导的重视、公司人员的积极配合和他们对OA系统的深刻理解。

 

实施总结


上海液化石油气经营有限公司OA系统项目的实施的顺利完成，主要是基于以下因素：


1.产品的成熟   


华炎HotOA协同商务系统经过华炎软件公司开发人员、实施人员的不断努力，在实践中不断进行优化和功能的完善，产品运行非常稳定，使得华炎可以把大部分精力放在规范和控制用户的操作流程、内部支持体系、研究和探讨软件功能应用的深入等工作。


2.科学的实施方法   


华炎制定了一套规范的实施方法论，对项目实施的流程、方法、控制等各个方面进行了规范，项目的各个环节得到很好的监控和协调，出现问题可以即时协商沟通，保证实施进度不会因此而推延。


3.用户的精诚合作   


集团公司领导对项目高度重视和支持，还专门发文对系统的应用设立了一整套成文的建设性方案，并成立了监督小组监督各部门的应用情况；同时集团各部门之间也大力协作和配合项目的进行，使得项目各阶段的任务能够按时完成。

 

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