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网上办公室上海财经大学
【系统背景】
上海财经大学是一所具有悠久办学历史，以经济管理学科为主，经、管、法、文、理协调发展的多科性大学。学校现有教职工1500余人，各类在校生20000余人。学校现有三个校区：国定路校区（校本部）、中山北一路校区、武川路校区。
目前上海财经大学已经建成了比较完善的校园网，基础信息平台已初步成形，全校性的信息门户已经投入试运行，各类应用系统的建设与融合已初显成效，大大提高了学校管理和服务的效率，改善了我校学生、教职工的教学、工作、学习和生活环境，也为"数字化校园"建设的推进积累了丰富的数字资源和应用经验。
相对于其它系统而言，学校办公自动化系统（OA）的建设与推广一直比较薄弱和滞后。随着学校二级管理体制的逐步建立、全校性信息门户与平台的建设与发展，OA的建设变得越来越重要，集中学校有限资源建设一套架构先进、简单实用、安全稳定、维护便捷的办公自动化系统已刻不容缓。通过办公自动化系统的建设与推广，有效提高学校办公管理工作的效率和管理水平，更好地为全校师生和学校发展服务。
【建设目标】
建设一个架构先进、简单实用、安全稳定、维护便捷的基于Internet/Intranet的办公自动化系统。通过该系统提高学校管理的规范化程度，提高办公资源的优化利用，提高学校管理效率和管理决策水平，为广大师生员工提供更好的服务成为此次OA建设最主要的目标。
项目实施要求：
1、架构先进，可以满足学校管理未来发展的需要。
2、软件运行流畅，系统资源占用少，整体负载能力较强，能适应高强度的工作需要。
3、具有强大的工作流实现能力和丰富的设置选项，可以满足网络办公条件下客户的各种需求。
4、具有较强的文档管理能力，可以使用多种查询机制。
5、具有较强的可扩展性，可以满足未来的集成需要，实现单点登陆。
6、具有较强的安全性，拥有多重安全机制，可以有效保障办公信息的安全。
【项目实施方案】
1、公文管理
<1>收文管理
收文管理主要对进入办公自动化系统的校外收文和部分无法或不宜通过发文方式进行处理的校内文件进行登记、拟办、阅批、下发、承办、二次分办、归档、统计查询等。用户流程可以自行定义，文件按系统设置好的流程正常流转。用户可以查看、打印文件的流转过程记录（包括办文的通知时间、办理时间、办理结果、意见、以及领导批示意见、文件办毕时间等）；并对文档进行实时监控；主办和协办部门在网上的填写意见；系统能够实现文件在处室和各分机关的二次分办功能及内部的意见交换，由各部门的流转人员负责文件的下发；同时系统对于文件的查询权限有严格的限制。
<2>校内发文
实现发文的网上拟稿、部门领导审批、会签、会签意见反馈、审核、签发、印发、归档、各部门承办、统计查询、催办等功能，用户可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效的实时监控，保证文件网上流转准确。
<3>内部请示
实现内部请示的网上拟稿、部门领导审批、会签、会签意见反馈、审核、签发、归档、统计查询、催办等功能，用户可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效的实时监控，保证文件网上流转准确。
<4>收发文情况统计和报表生成
对流程类模块按时段、部门和事务分类进行统计分析，统计结果以统计表、柱状图、饼状图、线条图等形式展示，放在相应模块下。按时段统计，查询该模块下文件处理情况。查询结果可按部门、已完成、未完成、合计显示，或按事务分类、已完成、未完成、合计显示。）
2、公共事务
<1>会议管理（会场申请、会议通知）
会场申请：会议类型选择（校级会议、部门会议、院系会议、大型学术会议须经办公自动化系统申请，学生活动申请可映射到校园网开放给校内用户。）、会议参加人数、会场选择（根据参会人数和会议类型限定不同场所范围）、会议信息（包括会议主题、内容、主持人、宣讲人、参加人员、安全负责人等）、会场审批（结果由两办反馈给申请部门）。会场使用情况显示（按天显示，包括时间和已用），映射到校园网，可采用多种查询机制，但不显示会场使用部门和其他信息。
会议通知：有多种提醒机制。可设定通知范围。可设定通知可附会议材料。可选择是否需要回执。
<2>部门信息的发布与交流（各类通信和工作简报）
可进行模版设定与维护，可提交附件，可进行收回操作，可查询阅示情况，部分用户可进行意见反馈，按部门分类显示。可采用多种查询机制。
<3>督察督办
基本流程：1.督察督办人员（两办）设定督察事项--2.发送至相关部门--3.相关部门反馈给督察督办人员--4.督察信息反馈给相关校领导
可进行模版设定与维护，可提交附件，可进行收回操作，多种提醒机制。可查询阅示情况。可设定反馈条件（如必须填写哪些内容之后方可回传至两办）。可设定反馈时限。可进行催办。按部门分类显示。可采用多种查询机制。
<4>信访处理
实现信访处理单的相关录入、部门领导阅示、意见反馈、归档、统计查询、催办等功能要求。可进行模版设定与维护。可提交附件。可进行收回操作。多种提醒机制。可查询阅示情况。可设定反馈条件（如必须填写哪些内容之后方可回传至两办）。可设定反馈时限。按部门分类显示。可采用多种查询机制。
<5>每周工作安排
为用户提供日程安排的管理功能，以便协助用户合理地安排工作时间。可以以日期、时段来填写日程安排。可以设置提醒方式和时间。提供秘书给领导的日程安排计划功能。具有与事务提醒联动的功能。
系统中的日程安排模块提供了全功能的私人和团队日程安排。可以设置可重复的会议、约会、提醒信息。可以按日查看、按周查看、按月查看日程安排。邮件提醒和日程安排确认功能使本系统更高效、更易于管理。
<6>规章制度发布与查询
具有权限的部门可进行规章制度的发布。查询则向全校开放（可映射到校园网）。可采用多种查询机制。
3、个人事务
<1>待办事宜
所有需要处理的事项均在此分类显示。待办事宜是私人的待办任务清单，其功能类似于传统的备忘录，您可以用它记录一些没有限定执行时间的事件，具有提醒作用，故其随意性很强。功能包括：登记待办工作，备随时查阅、完成工作
、检索已完成工作
<2>日程安排
为用户提供日程安排的管理功能，以便协助用户合理地安排工作时间。可以以日期、时段来填写日程安排。可以设置提醒方式和时间。提供秘书给领导的日程安排计划功能。具有与事务提醒联动的功能。
<3>个人备忘录
可以设置可重复的会议、约会、提醒信息。可在待办事宜中反映。可以按日查看、按周查看、按月查看相关安排。
<5>个人邮件收发
以接受内部邮件为主，可设定POP3和SMTP收发外部邮件，完成用户邮件的收发。系统的电子邮件模块允许您从世界的任何一个角落访问您的电子邮件。通讯录中的所有联系人的电子邮件即组成了此模块的地址簿。电子邮件系统可以和其他邮件客户端软件共同使用，因为用户可以选择在收取邮件后不从服务器上删除邮件。另外，如果您有上百或上千封邮件，邮件过滤功能可以为您节约大量时间。
<6>个人通讯簿
个人通讯录中包含了用户自己的联系人信息。用户可以建立多个个人通讯录，如 "同事"、"同学"、"朋友"、"家人"等。用户可以将自己的个人通讯录共享给其他人。可采用多种查询机制。
4、公共信息
<1>新闻中心
用于发布每周教育动态、校园新闻等。可发布视频和图像新闻，被作为一个提供共享信息浏览和发布的综合场所。提供信息的发布责任人、发布范围控制、发布期限设置和自动归档等功能。提供有权发布信息的用户设置功能；提供信息读者范围限制功能；提供信息发布期限设置功能；提供信息内多附件上传功能。
<2>网络公告
开放给各部门（除两办外，各部门只设一人具备权限），网络公告可映射到校园网。可采用多种查询机制。
<3>公共电话簿
学校各部门、各院系的电话号码。可采用多种查询机制。设定一特别帐号，由后勤管理处维护。
5、系统设置
分一般用户和系统管理员两种类型，一般用户包括个人信息的修改和设定、界面选择、系统在线求助、设定个人常用信息，系统管理员包括系统维护、流程定义、系统在线帮助。
6．Flash操作说明
在每个流程的旁边，系统都有跟流程配套的flash操作演示说明文件，当用户遇到操作上面的疑难时，可以随时打开flash文件观看演示步骤，flash详细记录了每一步骤的操作，这样一来，用户便能很容易上手，哪怕是对于新进入职人员，有这样一个直观的视频说明文件，他们也能驾轻就熟。
培训规范：
1.客户培训
客户培训分为管理员培训、领导培训及一般用户培训，管理员培训需要掌握OA系统的基本使用及OA系统的相关设置；领导和一般用户只需要掌握OA系统的基本使用。对客户进行的培训，培训过程可根据客户实际掌握情况对培训内容重复培训；培训完成后应对客户进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。
2.试运行
用户实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以客户真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。模拟运行要充分安排客户方最终客户参与，模拟运行尽可能覆盖客户的所有可能的业务，避免在系统正式运行时，因为一些细节问题而影响系统的整体运行。
3．项目验收
项目实施进入正常状态后，要进行业绩评价？项目实施验收。
在项目正式验收之前，实施工程师需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，实施工程师向客户方提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等，一般地，验收需客户方高层领导、项目组全体成员、实施工程师等参加。
验收会上，需介绍项目实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对项目实施结果做出评估，最终完成项目验收报告，双方确认签字。
在整个实施进程中，培训工作是贯彻始终的。前面只是对第一个阶段的领导层、关键客户培训作了介绍。而那些贯穿于实施准备、模拟运行及客户化、切换运行、新系统运行过程中的有关培训，如系统管理员的培训、最终客户的培训也都是十分重要的。因为只有员工才是系统的真正使用者，只有他们对产品及所要求的硬件环境有了一定的了解，才能够保证系统最终的顺利实施和应用。
4．正式运行
验收结束后，确认系统运行无误才能开始进入系统的正式运行。
【应用效果】
针对上海财大机构分散，管理的信息内容繁多，刊物生成过程复杂等特点，提供了实时的、多渠道的信息上传下达，建设的办公自动化系统，实现了高效的信息处理、刊物编辑全程自动化，搭建了信息共享与交流的平台，而且还通过与其他应用系统的互联互通，实现了各系统各部门的协同工作，高效办公。
该系统的顺利上线提高学校管理的规范化程度，大大提高了信息处人员的办公效率;在统计上报情况、采用情况方面，使得对上报机构的考核变得透明准确;同时该系统还提供了全面的对上对下信息服务，使信息沟通交流变得高效畅通;强大定制功能确保系统扩展性，灵活的系统配置与个性化设置。